建設業に転職した経理担当者が最初に覚えるべき財務諸表の違い｜完成工事原価報告書・損益計算書・貸借対照表の見方
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建設業の電帳法対応チェックリスト｜専用ソフトなしでも大丈夫？請求書・領収書の正しい保存手順
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請求書はPDFで届くものも紙もある、現場からはレシートが手渡しで来る――そんな建設業の事務担当者にとって、電子帳簿保存法（以下「電帳法」）への対応は「いったい何から手をつければいいの？」と頭を抱えたくなるテーマではないでしょうか。電帳法の改正は何度も繰り返されており、専門家でも全容を把握しづらい法律です。混乱するのは当然のことです。この記事では、建設業の事務担当者が「今すぐやるべきこと」と「やらなくていいこと」を明確に切り分け、専用ソフトなしでも対応できる具体的な手順をお伝えします。
Contents
まず確認！「電子取引のみ義務」という大前提――紙の保存方法は今すぐ変えなくていい
「電帳法に対応しなきゃ」と焦っている方に、まず知っていただきたい大前提があります。それは、今すぐ対応が義務になっているのは「電子取引」の部分だけということです。「紙の請求書や領収書の保存方法を全部変えなければならないのでは？」という不安を抱えている方も多いのですが、紙で届いた書類は今まで通り紙で保存していてまったく問題ありません。
電帳法3区分の早わかり（電子取引・スキャナ保存・電子帳簿等保存）
電帳法には3つの区分がありますが、難しく考える必要はありません。日常の業務に当てはめると次のように整理できます。
| 区分 | かんたんに言うと | 義務？任意？ |
|---|---|---|
| 電子取引 | メールやクラウドサービスなど、データでやり取りした書類をデータのまま保存すること | 義務（2024年1月から完全義務化） |
| スキャナ保存 | 紙で届いた書類をスキャンして画像データで保存すること | 任意（やらなくてもOK） |
| 電子帳簿等保存 | 会計ソフトで作成した帳簿や書類をデータのまま保存すること | 任意（やらなくてもOK） |
ポイントは、義務なのは「電子取引」だけという点です。「スキャナ保存」と「電子帳簿等保存」は、やりたい会社がやればいいという位置づけです。
建設業の日常業務でどれが「義務」になるかを一目判断する表
「うちの会社ではどの書類が電子取引に当たるの？」という疑問を解消するために、建設業でよくある書類と受け取り方を整理しました。
| 書類の種類 | 受け取り方 | 電子取引に該当？ | 対応 |
|---|---|---|---|
| 請求書 | メール添付のPDF | 該当する | データのまま保存が必須 |
| 請求書 | 郵便（紙） | 該当しない | 紙のまま保存でOK |
| 請求書 | FAX（紙で出力） | 該当しない | 紙のまま保存でOK |
| 領収書 | メール添付のPDF | 該当する | データのまま保存が必須 |
| 領収書 | 現場で手渡し（紙） | 該当しない | 紙のまま保存でOK |
| 注文書・注文請書 | メール添付のPDF | 該当する | データのまま保存が必須 |
| 注文書・注文請書 | 郵便（紙） | 該当しない | 紙のまま保存でOK |
| 見積書 | クラウドサービスからダウンロード | 該当する | データのまま保存が必須 |
| レシート | 現場で受け取り（紙） | 該当しない | 紙のまま保存でOK |
実務では、同じ「請求書」でも受け取り方によって対応が変わるのがややこしいところです。「PDFで届いたものはデータ保存が義務、紙で届いたものは紙でOK」と覚えてください。
書類の受け取り方別・保存対応フロー（メール・FAX・郵便・現場手渡し）
ここからは、書類の受け取り方ごとに「何をすればいいか」を具体的に見ていきます。
PDFでメール受信した請求書――電子取引に該当するため、データのまま保存が必須
メールに添付されたPDFの請求書は「電子取引」に該当します。これまで「印刷して紙ファイルに綴じていた」という方も多いかもしれませんが、2024年1月以降はPDFファイルをそのままデータとして保存することが義務になっています。印刷して紙で保存するだけでは不十分です。
実務での対応手順：
- メールに添付されたPDFをダウンロードする
- あとで説明するファイル命名規則に従ってファイル名を変更する
- 決めておいた保存フォルダに保存する
- 元のメールも念のため削除せずに残しておく
注文書や注文請書がPDFでメール送信されてくるケースも同じ対応です。「契約関連だから紙に印刷してファイリングしなきゃ」と思いがちですが、データで届いた書類はデータで保存するのが正しい対応です。
FAXや郵便で届いた紙の請求書――スキャナ保存は任意。今まで通り紙保存でOK
FAXで受信して紙に出力した請求書や、郵便で届いた紙の請求書は「電子取引」には該当しません。したがって、今まで通り紙のまま保存していれば法律上の問題はありません。
「せっかくだからスキャンしてデータ化した方がいいのでは？」と思われるかもしれませんが、スキャナ保存は任意です。もしスキャナ保存をするなら、画像の解像度やタイムスタンプ（書類を受け取った日時を証明する電子的なスタンプ）の付与など、守るべき要件がいくつか出てきます。無理にスキャナ保存に挑戦するよりも、まずは電子取引への対応を優先するのが現実的です。
現場からレシートや手書き領収書が手渡しで来たとき――紙保存でOK
建設業では、月末に現場監督から「今月の駐車料金・資材のレシート」がまとめて持ち込まれることも珍しくないですよね。これらは紙で受け取った書類ですから、そのまま紙で保存していればOKです。
ただし注意点が一つあります。もし現場監督がスマートフォンで撮影した領収書の画像データを送ってきた場合、その画像データ自体は「電子取引」に該当する可能性があります（紙の原本が手元に残っている場合は紙保存が安全です）。現場から書類を受け取る際は、「紙の原本を持ち帰ってもらう」のか「スマホで撮影してデータで送ってもらう」のか、ルールを統一しておくと混乱を防げます。
現場→事務所→保存の実務フロー：
- 現場の職人・監督がレシートや領収書を持ち帰る
- 事務所に届いたら「紙で届いたもの」と「メール等でデータで届いたもの」を仕分ける
- 紙の書類 → 従来通り紙ファイルに綴じて保存
- データの書類 → ファイル名を付けてフォルダに保存
- 必要に応じて工事台帳と紐づけて管理する
一人親方・小規模下請けがFAX請求書を送ってくる場合の対処法
建設業で避けて通れないのが、お付き合いのある一人親方や小規模な下請け業者からのFAX請求書の問題です。「毎月FAXで手書きの請求書を送ってくる」という取引先がある会社は多いのではないでしょうか。
FAXで届いた請求書の取り扱い：
- 紙のFAX機で受信した場合 → 紙で届いたのと同じ扱い。紙のまま保存でOK
- 複合機でデータ受信している場合 → 電子取引に該当する可能性あり。データのまま保存が必要
実務では、自社のFAX機が紙で出力するタイプか、データとして保存するタイプかを確認しておくことが大切です。
取引先に電子化をお願いする場合の伝え方：
将来的には取引先にもメールでPDFを送ってもらう方が事務作業は楽になります。ただし、一人親方の中にはパソコン操作が得意でない方も少なくありません。「法律が変わったので」と一方的に伝えるのではなく、「こちらの事務処理の都合で、可能であればメール添付にしていただけると助かります」という形でお願いするのがスムーズです。すぐに電子化が難しい取引先については、当面はFAX（紙）のまま受け取って紙で保存する対応で問題ありません。
※ 一人親方への依頼の仕方・インボイスとの関係については、こちらの記事もあわせてご確認ください。
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専用ソフトなしで対応できるか？フォルダ管理だけで要件を満たす方法
「電帳法に対応するには専用のソフトを買わないといけないのでは？」と心配している方も多いのですが、結論から言えば、中小規模の建設会社であれば、専用ソフトなしでもフォルダ管理とファイル命名規則で対応できるケースがほとんどです。
「検索できる状態」とは何か――ファイル名の命名規則で代用できる
電子取引で保存したデータは「日付・金額・取引先で検索できる状態にしておくこと」が要件として求められています。これを聞くと「検索システムを導入しなければ」と身構えてしまいますが、実はファイル名の付け方を工夫するだけで、この要件を満たすことができます。
ファイル命名規則の例：
20260516_〇〇電気工業_請求書_50000円.pdf
20260510_△△建材_領収書_12800円.pdf
20260501_□□設備工業_注文請書_350000円.pdfこのように「日付取引先名書類の種類_金額.pdf」というルールでファイル名を付けておけば、パソコンのフォルダ内検索で日付・取引先・金額のいずれでも検索できます。
フォルダ構成の例：
電子取引データ/
├── 2026年/
│ ├── 01月/
│ ├── 02月/
│ ├── ...
│ └── 12月/
└── 2027年/月ごとにフォルダを分け、その中にファイル命名規則に従ったPDFを保存していく。これだけで基本的な対応は完了です。
【売上高による対応の違い】
基準期間（法人は前々事業年度、個人事業主は前々年）の売上高が5,000万円以下の事業者で、税務調査の際にダウンロードの求めに応じられる場合は、日付・金額・取引先での検索要件自体が不要とされています（ファイル命名規則の整備も法律上は義務ではありません）。
売上高が5,000万円を超える事業者は、日付・金額・取引先で検索できる状態を整える必要があります。ファイル命名規則での整理か、Excelで作成した索引簿（一覧表）の作成、または専用ソフトの導入を検討してください。
なお、従業員10〜20名程度の専門工事業者であれば5,000万円以下に該当するケースが多いですが、念のため自社の直近の売上高で確認してください。いずれの場合も、ファイル名を整理しておくと後から探しやすくなるため、実務上は整備しておくことをお勧めします。
無料・低コストで使えるクラウドストレージ活用の具体例
パソコンのローカルフォルダだけで管理すると、パソコンの故障でデータが失われるリスクがあります。クラウドストレージを利用すれば、バックアップの役割も兼ねられます。
無料・低コストで使えるサービスの例：
- Google Drive（無料で15GB）
- Microsoft OneDrive（無料で5GB、Microsoft 365契約があれば1TB）
- Dropbox（無料で2GB）
いずれも、上で説明したフォルダ構成とファイル命名規則をそのまま適用できます。「難しいシステムを導入しなくても、今使っているサービスで対応できる」というケースは意外と多いものです。
事務処理規程（改ざん防止ルール）の作り方――テンプレートで5分で完成
電子取引データの保存には、「データの改ざんを防ぐための措置」も求められています。具体的には、次の4つのいずれかの方法を取る必要があります。
- タイムスタンプ（書類を受け取った日時を証明する電子的なスタンプ）が付された後にデータを受け取る
- データを受け取った後、速やかにタイムスタンプを付与する
- データの訂正・削除の記録が残るシステム、または訂正・削除ができないシステムを使う
- 事務処理規程を作って社内で運用する
中小建設会社にとって最も現実的なのは 4の「事務処理規程を作る」 という方法です。国税庁のウェブサイトにテンプレート（ひな形）が公開されており、自社名や管理責任者名を書き換えるだけで完成します（国税庁「参考資料（各種規程等のサンプル）」で検索してください）。
事務処理規程に盛り込む主な内容：
- データの保存責任者は誰か
- データを受け取ったらいつまでに保存するか
- データの訂正・削除を行う場合の手続き（上長の承認を得る等）
- 定期的な点検の実施
A4用紙1枚程度で十分です。作成したら社内で共有し、実際にルール通り運用していることが大切です。
📌 一人親方への請求書処理で迷っていませんか？
インボイスと電帳法の両方の観点から、一人親方への支払い実務をまとめた記事はこちら→
【保存期間の早見表】電帳法7年 vs 建設業法5年（or 10年）――どちらに従うべきか
建設業の事務担当者が意外と見落としがちなのが、電帳法の保存期間と建設業法の保存期間が異なるという問題です。
書類の種類別・適用法令・保存年数・起算点の一覧表
| 書類の種類 | 適用法令 | 保存年数 | 起算点 |
|---|---|---|---|
| 請求書・領収書（税務関連） | 法人税法・所得税法 | 7年（欠損金がある場合は10年） | 確定申告書の提出期限の翌日 |
| 電子取引データ | 電帳法 | 7年（上記と同じ） | 確定申告書の提出期限の翌日 |
| 営業に関する図書（完成図・発注者との打合せ記録・施工体系図） | 建設業法 | 10年 | 引渡しの日 |
| 帳簿（工事台帳等） | 建設業法 | 5年（住宅新築は10年） | 引渡しの日 |
| 工事請負契約書（住宅新築の場合） | 建設業法 | 10年 | 引渡しの日 |
| 工事請負契約書（住宅新築以外） | 建設業法 | 5年 | 引渡しの日 |
※ 建設業法上の保存期間の起算点は「当該建設工事の目的物の引渡しをした時」が原則です。
実務上の結論――「長い方に合わせる」で間違いなし
書類によっては、税法上の保存期間と建設業法上の保存期間の両方が適用されることがあります。たとえば工事に関連する請求書は、税法上は7年、建設業法上は5年の保存が求められます。
実務では、「迷ったら長い方の保存期間に合わせる」という判断で間違いありません。短い方の期間で廃棄してしまうと、もう一方の法律に抵触するリスクがあるためです。
具体的には次のように運用するのが安全です。
- 税務関連の書類（請求書・領収書・電子取引データ） → 7年保存（欠損金がある場合は10年）
- 建設業法上の営業に関する図書・住宅新築の契約書等 → 10年保存
- 迷う書類 → 10年保存しておけば確実
今すぐ動ける！電帳法対応「最低限チェックリスト」
「理屈はわかったけど、具体的に何から始めればいいの？」という方のために、4つのステップにまとめました。週明けの月曜日から動き出せる内容です。
Step1：自社に届く書類の種類を書き出す（10分でできる棚卸し）
まずは、自社に届くすべての書類をリストアップしてみてください。以下のような表を作ると整理しやすくなります。
| 書類名 | 送り主 | 受け取り方（メール/郵便/FAX/手渡し） | 月あたりの枚数（おおよそ） |
|---|---|---|---|
| 請求書 | 〇〇電気工業 | メール（PDF添付） | 1通 |
| 請求書 | △△建材 | 郵便（紙） | 2通 |
| 領収書 | 各現場 | 手渡し（紙） | 10〜20枚 |
| 注文請書 | □□設備工業 | メール（PDF添付） | 3通 |
10分もあれば、主要な取引先分は書き出せるはずです。
Step2：電子取引に該当する書類を仕分ける
Step1で書き出した書類のうち、受け取り方が「メール」「クラウドサービス」「データ受信のFAX」のものにマーカーを引いてください。これが「電子取引」に該当する書類であり、データ保存の義務がある書類です。
それ以外の「郵便」「手渡し」「紙出力のFAX」で届いた書類は、今まで通りの紙保存で問題ありません。
Step3：保存フォルダを作りファイル命名規則を決める
パソコンまたはクラウドストレージに、次のようなフォルダを作成します。
電子取引データ/
└── 2026年/
├── 01月/
├── 02月/
└── ...そして、保存するファイルには以下の命名規則を適用します。
日付_取引先名_書類種別_金額.pdf
（例）20260516_〇〇電気工業_請求書_50000円.pdfこの命名規則を社内で統一しておけば、「日付・金額・取引先で検索できる状態にしておくこと」の要件を満たせます。
Step4：事務処理規程を1枚作って社内共有する
国税庁のウェブサイトで公開されているテンプレートをダウンロードし、自社名と管理責任者名を記入すれば完成です。A4用紙1枚で済みますので、5分もかかりません。
作成したら、社長や現場監督にも共有し、「メールで届いた書類はデータのまま保存する」「印刷して紙だけで保存するのはNG」というルールを社内に周知してください。
この4ステップを完了すれば、電帳法対応の最低限のラインはクリアできます。
よくある質問（Q&A）
Q. メールで届いた請求書を今まで印刷して紙保存していました。さかのぼって対応しないといけませんか？
A. 過去分のさかのぼり対応は原則として求められていません。
2024年1月以降に受け取った電子取引データについて、今後きちんとデータ保存していけば問題ありません。ただし、2024年1月以降にメールで受け取ったPDFを印刷しただけで原本データを削除してしまっている場合は、可能であればメールの送信元に再送を依頼するか、メールソフト内に残っている添付ファイルを保存し直すことを検討してください。
実務での注意点として、税務調査ではデータの「元ファイル」を求められる可能性があります。今後届くPDFは必ずデータのまま保存する習慣をつけておきましょう。
Q. 注文書・注文請書・工事請負契約書も電帳法の対象になりますか？
A. はい、データでやり取りしたものは電帳法の対象になります。
電帳法の「電子取引」には、請求書や領収書だけでなく、注文書・注文請書・見積書・工事請負契約書なども含まれます。要するに、取引に関する書類をデータでやり取りした場合はすべて対象です。
実務での注意点として、建設業では元請けからPDFで注文請書が送られてくるケースが増えています。「契約書だから紙で保存しなきゃ」と印刷してファイリングするだけでは不十分ですので、データも必ず保存するようにしてください。元請けと下請けの書類のやり取りの仕組みについてはこちらも参考にしてください。
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Q. タイムスタンプは必ず必要ですか？中小企業は免除されるケースがあると聞きましたが……
A. タイムスタンプは必須ではありません。事務処理規程を作成すれば代替できます。
タイムスタンプ（書類を受け取った日時を証明する電子的なスタンプ）の付与は、データの改ざんを防ぐための方法の一つですが、唯一の方法ではありません。先に説明した「事務処理規程を作成して社内で運用する」方法を選べば、タイムスタンプの導入は不要です。
実務での注意点として、タイムスタンプの付与にはコストがかかります。中小建設会社であれば、まずは事務処理規程の作成で対応し、将来的に必要を感じたらタイムスタンプの導入を検討するという順序で問題ありません。
Q. インボイス対応と電帳法対応、両方いっぺんにやらないといけないのでしょうか？
A. 両方やる必要がありますが、同時に始めなくても大丈夫です。
インボイス制度（適格請求書等保存方式）と電帳法は別の法律ですので、対応する内容も異なります。インボイスは「請求書の記載内容」に関するルール、電帳法は「書類の保存方法」に関するルールです。
実務での注意点として、インボイス対応済みの請求書がPDFでメールで届いた場合は、インボイスとしての記載内容を確認するとともに、電帳法に基づいてデータのまま保存する必要があります。「どちらか片方をやればOK」ではなく、それぞれの要件を満たす必要がある点にご注意ください。インボイス対応の具体的な実務については「一人親方への支払いで経理が詰まる7つの落とし穴」もあわせてご覧ください。
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Q. 猶予措置があると聞きましたが、何もしなくても大丈夫ですか？
A. 猶予措置はありますが、「何もしなくていい」という意味ではありません。
2024年1月以降、一定の要件を満たす場合に「猶予措置」として検索要件や改ざん防止措置が不要と認められるケースがあります。具体的には、所轄の税務署長が「相当の理由」があると認め、かつ税務調査の際に①データのダウンロードの求めに応じられること、②データをプリントアウトした書面の提示・提出ができること、の両方を満たす場合です（事前申請は不要で、調査時に個別判断されます）。
実務での注意点として、猶予措置があるとはいえ、電子取引データをデータのまま保存すること自体は義務です。「猶予があるから紙保存でいい」というわけではありません。少なくとも「メールで届いたPDFをデータとして保存する」ことは必ず行ってください。ファイル命名規則を整えておけば猶予措置に頼る必要もなくなりますので、この記事の手順に沿って対応を進めるのが安心です。
まとめ
電帳法への対応と聞くと、「難しそう」「お金がかかりそう」「何から始めればいいかわからない」と感じてしまいがちです。しかし、この記事で見てきたように、建設業の中小企業が今すぐ対応すべきことは意外とシンプルです。
押さえておくべきポイントをおさらいします：
- 義務なのは「電子取引」だけ。紙で届いた書類は今まで通り紙保存でOK
- PDFでメール受信した書類はデータのまま保存する。印刷して紙保存だけではNG
- 専用ソフトがなくても対応できる。フォルダ管理＋ファイル命名規則（「日付取引先書類種別_金額.pdf」）で検索要件を満たせる
- 事務処理規程を1枚作れば、タイムスタンプの導入は不要
- 保存期間は「長い方に合わせる」。電帳法7年と建設業法5年（or 10年）で迷ったら、長い方を採用
- 改ざん防止措置は4つの方法がある。中小建設業には「事務処理規程の作成」が最も現実的
紙で届くもの、メールで届くもの、現場のレシートと、書類の種類がバラバラで大変な思いをされている事務担当者の方は多いはずです。でも、まずは今日のこの記事の4ステップ（書類の棚卸し→仕分け→フォルダ作成→事務処理規程の作成）から始めてみてください。高価なシステムを導入しなくても、今あるパソコンとメールだけで、最低限の対応は十分に可能です。一歩踏み出せば、「思ったより難しくなかった」と感じていただけるはずです。
建設業の事務スキルをさらに高めたい方は、「建設業の事務員に役立つ資格7選」もあわせてご覧ください。
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※ 本記事の内容は2026年5月時点の情報に基づいています。電子帳簿保存法・建設業法は改正される場合があります。最新情報は国税庁または国土交通省のウェブサイトでご確認ください。
※ 本記事は一般的な情報提供を目的としています。個別の対応については税理士等の専門家にご相談ください。
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初めまして！「建設業経理と実務の教科書」ブログの筆者のだいせんです。
私はこれまで15年以上、建設業界で経理を中心に、契約業務・総務・採用など幅広い業務を経験してきました。建設業経理士1級や日商簿記検定1級を取得し、地元の工務店から全国規模の企業まで幅広く実務を積んでいます。その中で感じたのは、経理・事務担当者が「実務の疑問を気軽に相談できる相手が少ない」という現実です。教科書ではわかりにくいことや現場ごとに異なる対応が求められることも多く、安心して調べられる場所が必要だと考え、このブログを開設しました。経理や事務の基本解説から制度改正への対応、日々の業務改善のヒントまで、実務に役立つ情報をやさしく発信していきます。あなたの業務の一助となれば幸いです。
