ChatGPTを建設業の事務に使う7つの場面｜コピペで使えるプロンプト集

議事録の清書に30分、お詫びメールの言い回しに15分——その地味な時間、ChatGPTに「お願い」するだけで、ぐっと短くできるとしたら、うれしいですよね。

「ChatGPTって名前は聞くけど、結局なにを入力すればいいのかわからない」。その入口で止まっているのは、あなただけではありません。一度開いてみたけれど、まっさらな入力欄を前に「何を打てばいいの？」と閉じてしまった——そんな事務員さんがとても多いのです。

この記事は、中小建設会社で経理も庶務も総務もひとりで抱える「ひとり事務」さんに向けて書きました。むずかしいプログラミングの知識は一切いりません。ChatGPTは、日本語で「こうしてほしい」とお願いするだけで動いてくれる道具です。

ここでは、事務の1日の流れに沿って「メール → 議事録 → Excel → エラー直し → 要約 → 定型文書 → 用語の相談」という7つの場面ごとに、そのままコピーして貼り付けられる指示文（このAIへの指示文のことを「プロンプト」と呼びます）をご用意しました。穴埋め式なので、【　】の中だけ自分の状況に書き換えれば、すぐに使えます。

そして——「会社の名前や金額を入力したら、情報が漏れるんじゃないか」。その不安、とても大切です。その慎重さは正解です。だからこそ、記事の後半では「正しく怖がって安全に使う方法」をしっかり一つの柱として解説します。安心して読み進めてくださいね。

ChatGPTは「日本語でお願いするだけ」の道具｜まず知っておきたい3つのこと

「AIなんて、ITに強い若い人が使うもので、自分には縁がない」——そう感じていませんか。でも、それは大きな誤解なのです。まずは肩の力を抜いて、3つのことだけ知っておきましょう。

プログラミングは不要。話しかけるように「お願い」すればいい

ChatGPTは、難しい呪文を覚える必要はありません。LINEで友だちにメッセージを送るように、ふつうの日本語で「○○を作って」「これをわかりやすくして」とお願いするだけです。

• 無料で始められます（登録だけでOK。基本的な使い方なら料金はかかりません）
• スマホでもパソコンでも使えます
• 専門知識はゼロでかまいません

「業務で生成AI（ChatGPTのようなAI）を使っている」と答えた人は、日本の調査（総務省 令和7年版 情報通信白書）で55.2%にのぼります。そして全体の半数近く（47.3%）が「メールや議事録、資料づくりの手伝い」に使っています。つまり、まさにあなたの事務作業こそ、AIが一番役に立つ場面なのです。一方で、中小企業は「使う方針を決めていない」が約半数。つまり、今が入口。出遅れてなんていません。

穴埋め式プロンプトの読み方（【ここを変える】を書き換えるだけ）

この記事のプロンプト（指示文）は、すべて四角い枠に入れて載せています。枠の右上などにコピー用のボタンが出るので、それを押せばまるごとコピーできます。

枠の中にある【　】は「あなたの状況に書き換える場所」です。たとえば【協力会社名】とあれば、そこを実際の状況に合わせて書き換えます。ただし——次に説明するとおり、本当の会社名や金額はそのまま入れず、伏せて入れるのがお約束です。

始める前の大原則「実名・金額は伏せる」「答えは必ず自分で確認」

楽しくお願いを始める前に、たった2つだけ約束してください。

1. 本当の会社名・現場名・金額・個人名は、そのまま入力しない（あとで「ある現場」「A社」「△△円」のような伏せ方を具体的に説明します）
2. 返ってきた文章や数式は、必ず自分の目で最終確認する

ChatGPTは、ときどき「もっともらしい間違い」を堂々と答えることがあります（これを専門用語でハルシネーションと呼びますが、要は「自信たっぷりのウソ」です）。便利な相棒ですが、最後にハンコを押すのはあなた。ここだけは忘れないでくださいね。

ChatGPTを建設業の事務に使う7つの場面

ここからが本番です。事務の1日の流れに沿って、7つの場面を順番に見ていきましょう。各場面に「コピペで使えるプロンプト」と、手作業だった頃（ビフォー）とお願いした後（アフター）の対比を載せています。気になる場面から1つだけ試すのでも大丈夫です。

場面1 取引先・社内メールの下書きと敬語チェック

協力会社への支払い遅れのお詫び、見積りのお断り、納期の催促——角が立たない言い回しを考えるのに、毎回15分かかっていませんか。

ChatGPTは、要点を箇条書きで渡すだけで、丁寧なビジネスメールに整えてくれます。

建設会社の事務担当です。協力会社【A社】さん宛てに、丁寧なお詫びメールの下書きを作ってください。
要点は次のとおりです。
・先月分のお支払いが【数日】遅れてしまったこと
・社内の手続きの都合が原因で、ご迷惑をおかけしたこと
・今週中には必ずお振り込みすること
角が立たない、やわらかい言い回しでお願いします。署名は入れなくて大丈夫です。

敬語のチェックだけしたいときは、こう頼みます。

次のメール文の敬語や言い回しが失礼になっていないか確認して、より丁寧に直してください。意味は変えないでください。
【ここに自分が書いたメール文を貼り付け（社名や金額は伏せる）】

• ビフォー：言い回しに悩んで書いては消し、15分。送ったあとも「失礼じゃなかったかな」とモヤモヤ。
• アフター：要点を箇条書きで渡して1〜2分。あとは自分の言葉に微調整するだけ。

場面2 打合せメモから議事録を清書する

社長から「さっきの打ち合わせ、議事録にまとめといて」。走り書きのメモを前に、ため息が出る作業ですよね。

ChatGPTは、雑なメモでも「決定事項・宿題（誰がやるか）・期限」を表に整理してくれます。

次の打合せメモを、議事録として読みやすく整理してください。
「決定事項」「宿題（担当者）」「期限」の3列の表にまとめ、表のあとに全体の要約を3行程度で付けてください。
専門的な言い回しや略語は、わかりやすい言葉に直してください。
【ここに走り書きのメモを貼り付け（現場名・個人名は「ある現場」「Aさん」などに伏せる）】

職人さん同士の口頭の段取りや略語が多いメモでも、「わかりやすい言葉に直して」と添えるだけで、ぐっと読みやすくなります。

• ビフォー：走り書きを文章に起こすのに30〜60分。誰の宿題か整理しながら、何度も書き直し。
• アフター：メモを貼って5分。決定事項と宿題が表でひと目でわかる状態に。

場面3 Excelの関数・数式を作ってもらう

工事台帳で「現場名から請求金額を、別のシートから探してくる」。これを手で1件ずつ転記していませんか。これは関数（決まった計算をしてくれるExcelの命令）で自動化できますが、「自分では書けない」という方が大半ですよね。

ChatGPTに、やりたいことを日本語で伝えるだけで、関数を作ってくれます。

Excelの関数を作ってください。私は関数が苦手なので、できあがった式と、各セルに何を入れるかの説明もお願いします。
やりたいこと：【別のシート(「一覧」シート)のA列に現場名、B列に請求金額が入っています。今のシートのA2に入れた現場名に対応する請求金額を、自動で表示したい】

このように「別の表からデータを探してくる」のが、よく聞くVLOOKUP（ブイルックアップ）という関数です。ほかにも、

• 「金額が一定以上なら○、未満なら×を表示したい」→ 条件で分ける関数（IF）
• 「現場ごとに金額を合計したい」→ 条件に合うものだけ足す関数（SUMIF）

など、やりたいことを言葉で伝えれば、ぴったりの関数を提案してくれます。

• ビフォー：VLOOKUPのつづりを毎回ネット検索、それでもエラー。別シートから手で転記して目がチカチカ。
• アフター：やりたいことを書いて1分。式をコピーして貼るだけ。来月からはボタン一つ。

場面4 Excelのエラー（#N/A・#REF!）の原因特定と修正

数式を入れたら「#N/A」や「#REF!」という見慣れない表示が出て、固まってしまった経験はありませんか。この暗号のようなエラーも、ChatGPTが原因と直し方を教えてくれます。

Excelで次の数式を入れたら、エラーが出ました。原因と、直し方をわかりやすく教えてください。私は関数が苦手なので、専門用語は少なめでお願いします。
数式：【ここにエラーが出た数式を貼り付け】
出ているエラー表示：【#N/A など、出ている文字をそのまま】
状況：【例：別シートから現場名で金額を探そうとしている。現場名は合っているはず】

※ ここでも、数式の中に本当の現場名や金額が入っている場合は、「ある現場」「△△円」に置き換えてから貼り付けてくださいね。

• ビフォー：「#REF!」の意味がわからず、詳しい人を探して聞き回る。直るまで作業が止まる。
• アフター：エラー表示を貼って質問するだけ。「参照先の行を消したのが原因です」と数分で判明。

場面5 長い書類・通達を要約／読みやすく言い換える

役所からの長い通達、元請からの分厚い書類、わかりにくいマニュアル——読むだけでひと苦労ですよね。ChatGPTは、長い文章を短く要約したり、やさしい言葉に言い換えたりが得意です。

次の文章を、建設会社の事務担当でもすぐ理解できるように要約してください。
・まず「結局なにをすればいいか」を箇条書きで3つ以内に
・そのあと、全体の内容を200字程度でまとめてください
・むずかしい言葉には、かんたんな補足を付けてください
【ここに長い文章を貼り付け（社名・現場名など固有の情報は伏せる）】

• ビフォー：何ページもの通達を読み込み、要点を探して30分。読み終えても「で、何をすれば？」。
• アフター：貼り付けて1分。「やることは3つ」とすぐわかり、すぐ動ける。

場面6 送付状・注文請書・社内お知らせなど定型文書のたたき台

送付状、注文請書に添える一言、社内のお知らせや回覧——毎回ゼロから書くのは面倒ですよね。たたき台（下書きのもと）を作ってもらえば、あとは手直しするだけです。

建設会社の事務担当です。【書類を郵送するときの送付状】のたたき台を作ってください。
・宛先は【協力会社】
・同封するもの：【契約書 2部、返信用封筒】
・お願いしたいこと：【契約書1部にご捺印のうえ、ご返送いただきたい】
ビジネス文書の体裁で、日付や宛名は【　】のままにしておいてください。

社内向けなら、こんな使い方もできます。

社員向けの【年末年始の休業】のお知らせ文を作ってください。やわらかく、でもきちんとした言葉で。期間は【　】のままで結構です。

• ビフォー：過去の書類を探し出してコピペ、日付や中身を直して20分。様式がバラバラ。
• アフター：箇条書きで条件を渡して2分。整った文書が出てきて、あとは事実確認だけ。

場面7 わからない経理・建設用語をその場で教えてもらう

「外注費と労務費って何が違うの？」「この用語、いまさら人に聞けない…」。そんなとき、ChatGPTは何度でも、いやな顔ひとつせず教えてくれる相談相手になります。

建設業の経理に初めて関わる事務担当にもわかるように、【外注費と労務費の違い】を、かんたんな言葉と具体例で教えてください。むずかしい専門用語には補足を付けてください。

ただし、ここで最重要の注意です。ChatGPTの説明は「ざっくり全体像をつかむ」までにとどめてください。 前にお伝えしたとおり、AIはもっともらしい間違いを答えることがあります。とくに税務の判断や費目の区分（その費用をどの科目で処理するか）は、会社や状況で結論が変わることも多く、間違うと申告にも響きます。

正確な確認は、当ブログの用語解説記事や、顧問の税理士さんに必ず確認しましょう。 「ChatGPTでざっくりつかむ → 正確な答えは当ブログや専門家で確かめる」。この二段構えが、いちばん安全で賢い使い方です。

たとえば、いま例に挙げた「外注費と労務費」の正確な違いは、次の記事でくわしく解説しています。ChatGPTでざっくりつかんだあとの「答え合わせ」にお使いください。

あわせて読みたい

労務費とは？建設業の外注費・材料費との違いを例で整理【早見表つき】

あわせて読みたい

建設業の外注費と給与の区別【5つの判定基準と仕訳まで解説】

• ビフォー：用語を検索しても、出てくる説明がさらに専門用語だらけで余計に混乱。
• アフター：「中学生にもわかるように」と頼めば、何度でもかみ砕いて説明してくれる。

情報漏洩を防ぐ安全な使い方｜「正しく怖がって」使えば大丈夫

さて、ここがこの記事でいちばん大切なところです。「会社の情報を入力するのが怖い」——その感覚は、とても正しいものです。実際、ある大企業（サムスン電子）では2023年、社員が会議の録音内容や社内資料をChatGPTに入力してしまい、機密が漏れる事故が立て続けに起きました。

でも、怖がって何も使わないのは、もったいない。正しいルールさえ知っておけば、安全に使えます。「正しく怖がって使う」ための具体策を見ていきましょう。

入れてOK／NG早見表

まず、これだけ覚えてください。「世の中に出ても困らない、一般的な内容」はOK。「会社や個人が特定できる、本物の情報」はNGです。

迷ったときの合言葉は、「これがそのまま外に出ても大丈夫か？」。少しでも不安なら、入れない・伏せる。それだけです。

建設業の固有名詞の伏せ方（具体例）

「でも、伏せたら意味が通じないのでは？」と心配いりません。ChatGPTは、伏せても文章はちゃんと作れます。次のように置き換えるだけです。

たとえば議事録なら、「○○ビル新築工事の件で、田中さんが…」を「ある現場の件で、Aさんが…」と書き換えてから貼り付けます。これだけで、内容を学習されても会社の情報は守られます。出てきた議事録の「Aさん」を、あとから自分のExcelやWordで本当の名前に戻せばいいのです。

入力を学習に使わせない設定（オフにする）

もう一段、安心を足しましょう。ChatGPTには、あなたが入力した内容をAIの学習（賢くするための材料）に使わせない設定があります。これをオフにしておくと安心です。

おおまかな手順は次のとおりです（2026年時点の一般的な流れです。設定画面の名前は変わることがあります）。

1. 画面のメニューから「設定」を開く
2. 「データコントロール」という項目を選ぶ
3. 「すべての人のためにモデルを改善する」（モデルの改善に協力する、という意味の項目）をオフにする

知っておきたい注意点

• 「履歴を消すこと」と「学習に使わせない設定」は別物です。チャットの履歴を削除しても、それだけでは学習は止まりません。上の設定で止めましょう。
• 学習をオフにしても、入力したデータは一定期間（最大30日ほど）はサーバーに残るのが一般的です。だからこそ、そもそも本物の機密は入れない——伏せて入れるのが基本です。
• 会社として複数人で本格的に使いたい場合は、学習に使われない法人向けプランもあります。ただし導入は会社の判断が必要なので、「エンジニアや詳しい人に相談を」としておきましょう。

「伏せて入れる」「学習をオフにする」「機密そのものは入れない」。この3つを守れば、必要以上に怖がらなくて大丈夫です。

よくある質問（Q&A）

Q. 会社のメールや取引先の名前を入力しても、情報は漏れませんか？

答え：本物の名前や金額をそのまま入れるのは避けてください。伏せて入れれば、リスクはぐっと下がります。

理由は、入力した内容がAIの学習に使われたり、サーバーに一定期間残ったりする可能性があるためです。実際に大企業で機密漏洩の事故も起きています。

実務での注意点としては、「A社」「ある現場」「△△円」に置き換えてから入力し、さらに前述の学習オフ設定をしておくこと。この二重の対策で、安心して日々の事務に使えます。

Q. 無料版でも使えますか？有料版（月額）との違いは何ですか？

答え：無料版でも、この記事の7つの場面は十分こなせます。

理由は、メール作成・議事録・Excel関数・要約といった事務作業は、無料版の基本機能で対応できるからです。まずは無料で試して、手応えを感じてからで十分です。

実務での注意点として、有料版は「より賢い回答」「混雑時も使いやすい」「一度に扱える文章量が多い」といった違いがあります。毎日たくさん使うようになって「もっと…」と感じたら、そのとき検討すれば大丈夫です。

Q. ChatGPTの答えは信用していいですか？間違っていることはありませんか？

答え：間違うことがあります。最終確認は必ず人間（あなた）が行ってください。

理由は、ChatGPTは「もっともらしい間違い」を、さも正しいかのように堂々と答えることがあるからです。これはAIの仕組み上、どうしても起きることです。

実務での注意点として、とくに金額の計算・税務の判断・法律や制度の数字は、うのみにせず必ず確認してください。文章のたたき台づくりは気軽に、数字や事実の確認は慎重に——この使い分けが大切です。

Q. 会議の録音をそのまま議事録にする機能は、使っても大丈夫ですか？

答え：便利な機能ですが、機密性の高い打合せでは安易に使わないでください。

理由は、録音の中身をまるごとAIに渡すことになり、取引先名・金額・個人名などの本物の情報がそのまま入ってしまうためです。前述のサムスンの事故も、まさに会議内容の入力が原因でした。

実務での注意点として、社外秘の話が出る打合せでは録音機能に頼らず、自分でメモを取り、固有名詞を伏せてから場面2のように議事録化するのが安全です。雑談レベルの社内ミーティングなど、漏れても困らない内容にとどめましょう。

Q. 効率化したら、その分また別の仕事を振られるだけでは？

答え：その本音、とてもよくわかります。でも、まず楽になるのはあなた自身です。

理由は、ChatGPTで減らせるのは「残業」「言い回しに悩む時間」「調べ直す時間」「やり直しのミス」だからです。これらは、あなたの心と体の負担そのものですよね。

実務での注意点として、最初から全部を変えようとしないこと。まずは一番つらい1作業（たとえば議事録）だけ楽にして、浮いた時間でひと息つく。それで十分です。AIは仕事を奪う相手ではなく、面倒な下ごしらえを代わりにやってくれる助手だと思ってください。

まとめ｜明日まず1つだけ試してみませんか

ここまでお読みいただき、お疲れさまでした。ChatGPTは、むずかしいプログラミングではなく、日本語でお願いするだけの道具です。メール・議事録・Excel・要約・定型文書・用語の相談——あなたの毎日の事務の、いろんな場面で手伝ってくれます。

大切なのはたった3つ。「実名と金額は伏せて入れる」「学習をオフにする」「最後は必ず自分で確認する」。 これさえ守れば、必要以上に怖がらなくて大丈夫です。

パソコンが得意でなくても、まったく問題ありません。全部を一度にやろうとせず、明日まず1つだけ——おすすめは場面2の「議事録の清書」です——試してみませんか。走り書きのメモを貼って表にしてもらう、その手応えを一度味わえば、「あ、これは使える」ときっと感じるはずです。あなたの毎日が、少しでも軽くなりますように。

次の一歩｜まず1つ試す → 当ブログで答え合わせ

最後に、今日からの2ステップをご提案します。

1. 今日、場面2の「議事録の清書」を1回だけ試す。 走り書きのメモを「ある現場」「Aさん」と伏せて貼り付け、表にしてもらうだけ。所要5分です。
2. ChatGPTでざっくりつかんだ経理の知識は、当ブログで”答え合わせ”を。 AIはもっともらしい間違いをすることがあります。下の記事で、正確な中身を確かめておきましょう。

あわせて読みたい

工事原価とは？販売管理費との違いと費用の分け方｜電球代・駐車場代・携帯代はどっちに入れる？

あわせて読みたい

建設業の電帳法対応チェックリスト｜専用ソフトなしでも大丈夫？請求書・領収書の正しい保存手順

経理や事務の処理で「これで合っているのかな」と迷ったときは、ひとりで抱え込まず、当ブログの解説記事や顧問の税理士さんを頼ってくださいね。

だいせん

　初めまして！「建設業経理と実務の教科書」ブログの筆者のだいせんです。 私はこれまで15年以上、建設業界で経理を中心に、契約業務・総務・採用など幅広い業務を経験してきました。建設業経理士1級や日商簿記検定1級を取得し、地元の工務店から全国規模の企業まで幅広く実務を積んでいます。その中で感じたのは、経理・事務担当者が「実務の疑問を気軽に相談できる相手が少ない」という現実です。教科書ではわかりにくいことや現場ごとに異なる対応が求められることも多く、安心して調べられる場所が必要だと考え、このブログを開設しました。経理や事務の基本解説から制度改正への対応、日々の業務改善のヒントまで、実務に役立つ情報をやさしく発信していきます。あなたの業務の一助となれば幸いです。